Política Integral de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto y alcance

Esta política explica cómo R&J Technology S.A.S. recolecta, usa, almacena, transmite, transfiere y protege los datos personales de quienes visitan sus sitios web, diligencian sus formularios de contacto o utilizan cualquiera de las aplicaciones de la Suite TQ.

Aplica a:

• Los sitios ryjtechnology.com y tq-suite.com, incluidas sus páginas de producto y formularios de contacto.
• Las aplicaciones y plataformas de la Suite TQ: Total Quality, TQGo, TQFlash, TqEmprende, TQTravel, TQCRM, TqChat, TQFit, TQSport, TQSign, TQTienda, TQBackup, TQ Atención Móvil y Paciente TQ.
• Los canales de atención y soporte de la compañía.

2. Identificación del responsable

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

4. Marco normativo

4.1 Constitucional

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

4.2 Protección de datos personales

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

4.3 Datos sensibles y sector salud

• Ley 23 de 1981 · Resolución 1995 de 1999
• Ley 1438 de 2011 · Ley 1751 de 2015

4.4 Comercio electrónico y facturación

• Ley 527 de 1999 · Decreto 2364 de 2012
• Normativa de facturación electrónica de la DIAN aplicable a los servicios que la involucran

4.5 Propiedad intelectual

• Ley 23 de 1982 · Ley 44 de 1993
• Decisión Andina 351 de 1993 · Decreto 1360 de 1989

4.6 Referentes internacionales

• Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), como referente de buenas prácticas.
• ISO/IEC 27001, como marco referencial de seguridad de la información.

5. Nuestro rol según el caso

R&J Technology S.A.S. actúa con un rol distinto según de qué datos se trate. Esta distinción importa porque determina a quién debe dirigirse una solicitud.

6. Datos que tratamos

6.1 Los que usted nos entrega

Cuando diligencia un formulario de contacto o de solicitud de demostración en nuestros sitios web:

• Nombre
• Número de teléfono o WhatsApp
• Correo electrónico
• Nombre del negocio o empresa, y la actividad que desarrolla
• Ciudad
• El mensaje que decida escribirnos
• El producto sobre el que solicita información

6.2 Los que se recogen automáticamente

Al navegar en nuestros sitios se registran datos técnicos y de origen de la visita:

• Dirección IP
• Tipo de navegador y dispositivo (agente de usuario)
• Página visitada y página de procedencia
• Parámetros de campaña publicitaria (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content)
• Identificador de clic publicitario, cuando la visita llega desde un anuncio
• Fecha y hora de la interacción

Estos datos permiten saber qué campaña o contenido originó una consulta y medir si nuestra publicidad funciona.

6.3 Los de las aplicaciones

Cada aplicación de la Suite TQ trata los datos necesarios para prestar su servicio:

• Datos de identificación y contacto de los usuarios finales.
• Datos administrativos: membresías, reservas, pedidos, publicaciones, afiliación.
• Datos transaccionales: pagos, comisiones y liquidaciones, cuando la aplicación los gestiona.
• Datos de ubicación, únicamente en las aplicaciones cuya operación lo exige y siempre con el permiso del dispositivo.
• Datos de uso y trazabilidad: accesos, fechas y acciones dentro de la aplicación, para auditoría y seguridad.
• Datos sensibles en salud, únicamente en las soluciones del sector salud. Ver la sección 15.

7. Finalidades del tratamiento

• Atender su solicitud de información, demostración o cotización.
• Contactarlo por los medios que nos suministró, incluidos WhatsApp, correo electrónico y llamada telefónica.
• Prestar, operar y mantener los servicios contratados.
• Identificar y autenticar a los usuarios de nuestras plataformas.
• Gestionar pagos, facturación y obligaciones tributarias.
• Medir el desempeño de nuestras campañas publicitarias y de nuestros sitios.
• Enviar información comercial sobre nuestros productos, cuando usted lo haya autorizado.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridad competente.
• Auditoría, trazabilidad, seguridad y continuidad del servicio.
• Elaborar estadísticas y análisis, preferentemente sobre datos anonimizados.

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros para que los usen con fines propios.

8. Autorización

La recolección de sus datos a través de nuestros formularios requiere su autorización previa, expresa e informada, que se otorga marcando la casilla dispuesta para ello antes de enviar el formulario. Sin esa autorización el formulario no se procesa.

El uso de las aplicaciones de la Suite TQ implica igualmente la autorización para el tratamiento de los datos necesarios para prestar el servicio, en los términos de esta política y de la política específica de cada aplicación.

La autorización puede revocarse en cualquier momento, conforme a la sección 13.

9. Cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestros sitios utilizan cookies y tecnologías similares, propias y de terceros, con dos propósitos: que el sitio funcione y medir el resultado de nuestra publicidad.

9.1 Píxel de TikTok

Nuestros sitios incorporan el píxel de TikTok, una herramienta de medición publicitaria. Registra acciones como la visita a una página, la consulta del detalle de un producto, el clic en un botón de contacto y el envío de un formulario, y las comunica a TikTok para atribuir resultados a nuestras campañas y optimizarlas.

TikTok puede tratar esos datos como responsable independiente conforme a sus propias políticas. Puede consultarlas y gestionar sus preferencias desde la configuración de privacidad de su cuenta de TikTok.

9.2 Cómo desactivarlas

• Configurando su navegador para bloquear o eliminar cookies. Tenga en cuenta que bloquear las técnicas puede afectar el funcionamiento del sitio.
• Usando las opciones de anuncios personalizados de su cuenta de TikTok.
• Mediante extensiones de bloqueo de rastreadores, si así lo prefiere.

10. Terceros y transferencias

Para prestar nuestros servicios compartimos datos, en lo estrictamente necesario, con las siguientes categorías de terceros:

10.1 Transferencias internacionales

Algunos de estos terceros, como las plataformas de publicidad y las tiendas de aplicaciones, están domiciliados fuera de Colombia, por lo que sus datos pueden ser tratados en otros países. Al autorizar el tratamiento conforme a esta política, usted autoriza esa transferencia. Exigimos a nuestros proveedores niveles de protección adecuados y la obligación de tratar los datos únicamente para las finalidades acordadas.

11. Tiempo de conservación

Conservamos los datos mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, después, durante los plazos exigidos por la ley:

• Datos de contacto comercial: mientras exista interés en nuestros productos o relación comercial, y hasta que usted solicite su supresión.
• Datos de clientes y su facturación: por los términos que exige la normativa contable y tributaria colombiana.
• Datos de usuarios de las aplicaciones: mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo que determine la institución responsable.
• Historia clínica y datos de salud: por los términos que fija la normativa del sector salud.
• Registros de auditoría y seguridad: por el tiempo necesario para garantizar la trazabilidad del servicio.

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.

12. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

13. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a [email protected] indicando su nombre, su documento de identidad, un medio de contacto y la descripción clara de su solicitud.

Si su solicitud se refiere a datos que tratamos como encargados por cuenta de una institución —por ejemplo su clínica, su gimnasio o su empresa—, la trasladaremos a esa institución, que es la responsable, y le informaremos a usted a quién corresponde atenderla.

14. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación:

• Cifrado de la información en tránsito.
• Control de accesos y gestión de roles: cada perfil ve únicamente lo que necesita.
• Autenticación de usuarios y control de las sesiones activas.
• Almacenamiento irreversible de contraseñas: no son legibles, ni siquiera por nosotros.
• Aislamiento de la información entre organizaciones: una empresa nunca ve los datos de otra.
• Registros de auditoría y trazabilidad de las operaciones.
• Copias de respaldo cifradas.

Ningún sistema es completamente infalible. Si llegara a presentarse un incidente que comprometa datos personales, actuaremos conforme a la normativa aplicable e informaremos a los afectados y a la autoridad cuando corresponda.

15. Datos sensibles y del sector salud

Algunas soluciones de la Suite TQ, en particular Total Quality, Paciente TQ y TQ Atención Móvil, tratan datos sensibles relacionados con la salud de las personas.

• Estos datos se tratan únicamente por cuenta del prestador de servicios de salud que contrata el software, quien actúa como responsable.
• Su tratamiento se sujeta a la normativa especial del sector salud y al deber de reserva de la historia clínica.
• El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos en que la ley lo exija.
• El acceso está restringido al personal autorizado por la institución y queda registrado para auditoría.
• No usamos datos de salud para publicidad, elaboración de perfiles comerciales ni ningún fin ajeno a la prestación del servicio.

16. Menores de edad

Nuestros sitios web y formularios comerciales están dirigidos a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de menores a través de ellos.

Cuando una aplicación de la Suite TQ trata datos de menores —por ejemplo en soluciones de formación deportiva o del sector salud—, ese tratamiento responde a una finalidad que atiende su interés superior, respeta sus derechos fundamentales y se realiza con la autorización del representante legal del menor, obtenida por la institución responsable.

17. Propiedad intelectual

El software de la Suite TQ, sus nombres, logotipos, código fuente, documentación, bases de datos e interfaces son propiedad exclusiva de R&J Technology S.A.S. y están protegidos por las normas de derecho de autor y propiedad intelectual. Su uso no otorga al usuario ningún derecho sobre ellos más allá de la licencia de uso concedida.

18. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su fecha de expedición y permanece vigente mientras la compañía trate datos personales. Podrá modificarse en cualquier momento; los cambios sustanciales se informarán por los canales habituales y mediante la publicación de la nueva versión en esta misma dirección.

Las bases de datos se conservan por el término necesario para cumplir sus finalidades y los deberes legales aplicables.

19. Contacto

R&J Technology S.A.S.
Responsable del tratamiento de datos personales
NIT 901.062.738-0

Correo: [email protected]
Teléfono: +57 316 470 1039
Dirección: Cra. 11F #13F-6, San Antero, Córdoba — Colombia
Sitio web: ryjtechnology.com

Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales en Colombia.